Как контролировать подчиненных

Сколь бы всеобъемлющи ни были ваши формы отчетности, сколь бы совершенные компьютеры вы у себя ни установили, контрольная система все равно останется лишь средством получения необходимой информации, без которой руководитель не может контролировать ход дела. Если он использует полученную информацию хорошо, то система будет работать, а если плохо, то ее внедрение может привести лишь к нежелательным последствиям.

Исследования вскрыли парадоксальную ситуацию: многие компании, узнав о блестящих результатах использования компьютера для создания систем автоматизированного управления и контроля, с готовностью выкладывают огромные суммы на их создание, но при этом, как правило, совершенно упускают из виду необходимость коренной переподготовки руководящего состава, который в результате оказывается самым слабым звеном. Иными словами, директор не всегда способен ответить на два важнейших вопроса: насколько эффективно система автоматизированного управления и контроля справляется с поставленными перед ней задачами и как сделать ее более полезной? Исследования дают на них ответы.

Во-первых, если контрольная система охватывает не все звенья, то сотрудники стремятся перераспределить свои усилия так, чтобы в первую очередь решить проблемы, которые могут быть замечены компьютером, откладывая в сторону прочие дела. Во-вторых, одна и та же принципиальная структура системы может привести к совершенно различным изменениям в поведении рядовых работников в зависимости от того, как их руководитель использует информацию, получаемую от компьютера. В-третьих, стратегии поведения руководителей при внедрении автоматизированных систем управления и контроля могут быть совершенно различными, и у каждой из них есть свои достоинства и недостатки.

Поэтому только тогда, когда каждый руководитель уяснит, как существующая система контроля влияет на поведение его подчиненных и какие возможности предоставляет ему та или иная стратегия контроля, он сможет научиться эффективно их использовать.

Как контроль меняет поведение подчиненных

Где бы мы ни проводили опросы, картина была одинаковой: как только какая-либо сфера деятельности организации оказывается в поле зрения контрольной системы, рядовой персонал стремится всячески улучшить положение дел. Причин тому несколько, и главные из них следующие.
Совершенствование контроля означает, что высшее руководство считает эту сферу важной и заслуживающей особого внимания.

Обычно руководство использует информацию контрольной системы при оценке деятельности рядовых работников. Поэтому, стремясь оставить о себе наилучшее впечатление, подчиненные стараются проявить себя.

Большинство людей любят видеть результаты своего труда, а контрольная система позволяет сделать их более наглядными. Поэтому чем лучше работник справляется со своей работой, тем большее удовлетворение он испытывает. 

Казалось бы, чего еще желать — уже само по себе введение усовершенствованного контроля обеспечивает более энергичное выполнение рядовыми работниками своих обязанностей. Все это так, но вот вопрос: а на что, собственно, тратится эта дополнительная энергия?
Вопрос не риторический, ибо нередко работники тратят больше энергии и изобретательности на то, чтобы "обмануть" систему, чем на повышение производительности и качества работы.

Как-то одна крупная правительственная организация потребовала, чтобы каждый сотрудник заполнил специальную анкету — самофотографию рабочего дня (с точностью до 20 минут). Этим мероприятием руководство хотело обратить внимание сотрудников на необходимость более рационального использования рабочего времени. Кроме того, ставилась задача собрать информацию о том, сколько времени тратится на выполнение отдельных операций. Увы, результат оказался совсем не тот, на который рассчитывали: персонал воспринял анкету как попытку ужесточить режим рабочего времени и решил разыграть дирекцию. Работники собрались вместе и под общий хохот начали состязаться в том, кто ухитрится записать в свою анкету побольше выполненных заданий. Нечего и говорить, что эти записи не имели ничего общего с реально выполненной работой.

Почему так произошло? Скорее всего потому, что руководство организации выбрало неправильную стратегию контроля.

Стратегия

Многие руководители, решая для себя вопрос, как "держать в узде" подчиненных, вряд ли задумываются над тем, какой, собственно, стратегии контроля они будут придерживаться. В результате нередко эклектически смешиваются элементы совершенно различных стратегий, что и приводит к бесплодности всех усилий. Исследования показали, что существует достаточно большой набор стратегий контроля, но для большинства руководителей наиболее полезными оказываются две: внешнего контроля и внутреннего стимулирования.

Внешний контроль

Внутреннее стимулирование

Что же выбрать? Делаем выводы.